以武漢為例，船舶防污文書/證書辦理流程如下：
一、具備條件
長江海事局轄區(qū)船舶。
二、提交材料
（一）《船上油污應(yīng)急計(jì)劃》申請：
1、船舶防污證書申請書（公司蓋章）；
2、船舶國籍證書及其復(fù)印件；
3、《船上油污應(yīng)急計(jì)劃》文本(一式三份)；
4、（國際）防止油污證書及其復(fù)印件；
5、公司委托證明及被委托人身份證明及其復(fù)印件。
（二）《船上（海洋）污染應(yīng)急計(jì)劃》申請：
1、船舶防污證書申請書（公司蓋章）；
2、《船上海洋污染應(yīng)急計(jì)劃》及所附材料(一式三份)，其中至少有一份證書、圖表是原件或清晰復(fù)印件；
3、船舶國籍證書及其復(fù)印件；
4、國際防止油污證書及其復(fù)印件；
5、（國際）散裝運(yùn)輸危險(xiǎn)化學(xué)品適裝證書或（國際）防止散裝運(yùn)輸有毒液體物質(zhì)污染證書及其復(fù)印件；
6、公司委托證明及被委托人身份證明及其復(fù)印件。
（三）《油污損害民事責(zé)任保險(xiǎn)或其他財(cái)務(wù)保證證書》申請：
1、船舶防污證書申請書（公司蓋章）；
2、油污和其他保賠責(zé)任險(xiǎn)或其他財(cái)務(wù)保證有效單據(jù)（保單、保險(xiǎn)證明、發(fā)票及其復(fù)印件）；
3、船舶國籍證書及其復(fù)印件；
4、公司委托證明及被委托人身份證明及其復(fù)印件。
（四）《燃油污染損害民事責(zé)任保險(xiǎn)或其他財(cái)務(wù)保證證書》申請：
1、船舶防污證書申請書（公司蓋章）；
2、燃油污染損害民事責(zé)任保險(xiǎn)或其他財(cái)務(wù)保證有效單據(jù)（保單、保險(xiǎn)證明、發(fā)票及其復(fù)印件）；
3、船舶國籍證書及其復(fù)印件；
4、公司委托證明及被委托人身份證明及其復(fù)印件。
（五）《非持久性油類污染損害民事責(zé)任保險(xiǎn)或其他財(cái)務(wù)保證證書》申請：
1、船舶防污證書申請書（公司蓋章）；
2、非持久性油類污染損害民事責(zé)任保險(xiǎn)或其他財(cái)務(wù)保證有效單據(jù)（保單、保險(xiǎn)證明、發(fā)票及其復(fù)印件）；
3、船舶國籍證書及其復(fù)印件；
4、公司委托證明及被委托人身份證明及其復(fù)印件。
（六）《程序與布置手冊》申請：
1、船舶防污證書申請書（公司蓋章）；
2、船舶國籍證書及其復(fù)印件；
3、《程序與布置手冊》（一式兩份）；
4、（國際）散裝運(yùn)輸危險(xiǎn)化學(xué)品適裝證書或（國際）防止散裝運(yùn)輸有毒液體物質(zhì)污染證書及其復(fù)印件；
5、《船上有毒液體物質(zhì)海洋污染應(yīng)急計(jì)劃》或《船上（海洋）污染應(yīng)急計(jì)劃》；
6、公司委托證明及被委托人身份證明及其復(fù)印件。
（七）《船舶垃圾管理計(jì)劃》申請：
1、船舶防污證書申請書（公司蓋章）；
2、《船舶垃圾管理計(jì)劃》(一式三份)；
3、船舶國籍證書及其復(fù)印件；
4、公司委托證明及被委托人身份證明及其復(fù)印件。
（八）《揮發(fā)性有機(jī)化合物管理計(jì)劃》申請：
1、船舶防污證書申請書（公司蓋章）；
2、船舶國籍證書及其復(fù)印件；
3、《國際防止空氣污染證書》或《防止空氣污染證書》及其復(fù)印件；
4、《揮發(fā)性有機(jī)化合物管理計(jì)劃》文本(一式三份)；
5、公司委托證明及被委托人身份證明及其復(fù)印件。
（九）《油類記錄簿》申請：
1、船舶防污文書申請書（公司蓋章）；
2、船舶國籍證書及其復(fù)印件；
3、防止油污證書及其復(fù)印件；
4、公司委托證明及被委托人身份證明及其復(fù)印件。
（十）《垃圾記錄簿》申請：
1、船舶防污文書申請書（公司蓋章）；
2、船舶國籍證書及其復(fù)印件；
3、公司委托證明及被委托人身份證明及其復(fù)印件。
（十一）《貨物記錄簿》申請：
1、船舶防污文書申請書（公司蓋章）；
2、船舶國籍證書及其復(fù)印件；
3、國際防止散裝運(yùn)輸有毒液體物質(zhì)污染證書及其復(fù)印件；
4、公司委托證明及被委托人身份證明及其復(fù)印件。
三、受理時(shí)間
周一至周五：上午08：30-12：00
下午14：00-16：30
（夏令時(shí)下午14：30-17：00）
四、辦結(jié)時(shí)限
1.《油類記錄簿》、《垃圾記錄簿》、《貨物記錄簿》當(dāng)場辦結(jié)；
2.《燃油污染損害民事責(zé)任保險(xiǎn)或其他財(cái)務(wù)保證證書》、《油污損害民事責(zé)任保險(xiǎn)或其他財(cái)務(wù)保證證書》、《非持久性油類污染損害民事責(zé)任保險(xiǎn)或其他財(cái)務(wù)保證證書》自受理申請之日起7個(gè)工作日辦結(jié)；
3.《船舶垃圾管理計(jì)劃》自受理申請之日起10個(gè)工作日辦結(jié)；
4.《船舶油污應(yīng)急計(jì)劃》、《船上（海洋）污染應(yīng)急計(jì)劃》、《程序與布置手冊》、《揮發(fā)性有機(jī)化合物管理計(jì)劃》自受理申請之日起20個(gè)工作日辦結(jié)。
